中華公司治理協會2018年台灣獨立董事運作狀況調查與展望
發佈日期:2018年9月19日
作者:Julia Irvine
資料來源:Economia
介紹者:閻書孝研究員
審訂者:何佩諸委員
作者兼計畫執行人:交通大學林建中副教授(美國賓州大學法學博士)
一、調查緣起、目的與程序
獨立董事以一公司法中重要制度的角色興起,自二次世界大戰結束後,在美國有將近七十年之歷史。最初由外部董事發展為當今之獨立董事,除具備董事之身分外,更要求其獨立性,確保其監督之功能,以在複雜利益與經濟活動的各類型企業中,達增進公司治理之目的。
此一制度,也隨著公司與資本市場發展深化而逐步延伸,至各個不同發展階段的國家。為促進公司治理,我國於2002年引進了由外部人組成之獨立董事,並於2006年要求公開發行之公司必須設置獨立董事。至此,獨立董事制度已在我國有十數年之發展。根據金融監督管理委員會新版公司治理藍圖(2018~2020),金管會預計未來朝「深化公司治理及企業社會責任文化」、「有效發揮董事職能」、「促進股東行動主義」、「提升資訊揭露品質」及「強化相關法令規章之遵循」五大計畫項目 推動。在有效發揮董事職能上,為了促進董事會之監督功能,透過推動設置獨立董事、擴大設置審計委員會及訂定相關措施之辦法進一步強化董事會監督之功能 ,並於2018年要求所有上市櫃公司自現任董事、監察人任期屆滿時設置審計委員會,以取代監察人。
本於對公司治理的長期推動與關心,中華公司治理協會於2018年一月至三月間,進行了以「2018我國獨立董事運作狀況調查」為名之大規模問卷訪談調查,並透過台灣證券交易所與證券櫃檯買賣中心,向台灣之上市、上櫃、興櫃公司之獨立董事發送問卷邀請協助調查。問卷的規劃及設計,經過了協會內部工作小組長達四個月的籌備及規劃,包括調查方式、實體問卷內容、與統計方式與呈現的反覆檢討。最後共獲得420份有效問卷,目的在於了解獨立董事制度在我國之運作狀況,並對後續法規及政策提出建議。
「2018我國獨立董事運作狀況調查」內容共分七部分,問卷內容包含了選擇與開放式問題。第一部分為獨立董事之公司基本資料,第二部分為獨立董事之個人基本資料,第三部分為公司提供之資源,第四部分為獨立董事的職務履行,第五部分為獨立董事對未來工作之展望,第六部分為獨立性、續任與薪酬,第七部分為獨立董事監督職權與法律責任。在問卷蒐集方式上,受訪獨立董事以線上與紙本兩種方式填寫,當中411位受訪者透過線上問卷系統填寫、9位受訪者以紙本方式填寫。
二、實體調查結果
1.組成、委員會
本次「2018我國獨立董事運作狀況調查」中,首先進行了獨立董事公司基本資料與個人基本資料之檢視。在受訪董事公司發行狀態與公司資本額方面,填答呈現之比例與公開資訊觀測站統計之比例相當接近,顯示受訪對象與實際獨立董事之分布間差距不大,可認受訪獨立董事應具有一定代表性。下圖為問卷受訪者之填答與公開資訊觀測站關於公司發行狀態與資本額之比例:
上圖為本文製作
性別上,87%之受訪獨立董事為男性。在獨立董事年齡調查上,小於四十歲占5.8%、四十至五十歲占20.1%、五十至六十歲占31.1%、六十至七十歲占34.0%、七十歲以上占9.0%,顯示目前獨立董事年齡多在五十至七十歲間,兩者共占65.1%。專長方面,32.1%主要專長為經營、19.6%為會計專業、19.1%為技術領域專業、18.6%為財務專業,專業主要偏向經營,其次為財會,而技術領域亦為選擇之一。在獨立董事年資方面,56.7%表示未滿三年、22.0%三年以上未滿六年、六年以上共21.3%,以未滿三年最多;獨立董事擔任公司董監家數狀況上,兼任獨立董事以1家最多(66.6%),兼任一般董事(非獨立董事)的家數也是以1家為最多(63.5%)。最後兩點相對值得注意:獨董兼任的情況並不如想像中普遍,混合獨董與非獨董擔任的情況有一定數量,同時,長任的現象似乎也略較調查前之預期為低。
在公司董事會設置功能性委員會調查上,99.8%受訪獨立董事表示公司目前設有薪酬委員會,61.9%表示公司目前設有審計委員會,但其餘委員會之設置比率則不到百分之六。在未來三年內董事會預計設置之功能性委員會調查上,31.2%受訪獨立董事表示其隸屬公司預計設置審計委員會、其次為占15.6%之企業社會責任相關委員會、20.0%表示三年內無增設功能性委員會之計畫。換言之,根據調查結果顯示,三分之一尚未設置審計委員會之公司將在三年內逐步設置。此處比較值得注意的是,依據美國發展經驗,一般公司治理發展接下來通常應會增加設置提名委員會,但台灣可能因為政策導向,反而企業較傾向設置的是「企業社會責任委員會」。此點搭配2018年4月公開諮詢觀測站的資料應可呈現更清晰的概念:台灣已有48%的公司設有審計委員會,但設有提名委員會之公司,僅為1.59% 。
2.參與及資源
在參與公司經營上,34.8%獨立董事表示一年內參加之會議總次數超過七次,36.1%表示一年內參加會議次數在兩次以下,其餘表示參加會議次數介於二至七次。其中兩次以下者,經與第四部份董事會召開頻率數據相比對,經分析解讀認為可能是該部分答卷者將本題誤解為參加委員會次數之故,導致問卷結果出現兩極化之呈現。
在獨立董事與其他董事或公司經理人交流時數調查上,60.5%獨立董事表示一年花費七小時以上、27.1%表示花費一至三小時。另就幕僚協助部份,46.4%受訪獨立董事表示公司透過經理部門人員提供職務上之協助、26.5%表示公司提供獨立董事董事會秘書,13.7%表示有專屬於獨立董事之幕僚人員,此部份調查結果較原先猜測為高,此部份經分析後,或許因為答卷者對於「專屬」的定義有所出入(特別是與「專責」相比較)而導致。
獨立董事職權行使之工作項目上,95.7%受訪獨立董事表示工作項目包含參加董事會與功能性委員會等會議、89.9%表示包含閱讀會議資料、83.7%包含詢問經理人與會計師。而較為有趣的是提案部分,調查的獨立董事中,約有四成回答者認為其工作項目不包括在董事會上提案。
在董事會議事方面,受訪獨立董事表示以去年(2017年)為例,董事會召開次數大部分召開次數集中在四至八次間,以六次占26.3%為大宗。會議時間平均落在三小時內,其中48.4%董事會平均開會時間兩小時。而94.8%董事會臨時動議次數不超過三次。在董事會議程揭露與臨時動議調查上,大部分之獨立董事均表示公司在董事會會議前有事先充分揭露議程,僅有2.5%受訪獨立董事表示公司未揭露董事會議程;在資料提供方面,96.5%獨立董事表示公司於會前有提供充分資料,但有22.1%表示公司常於會議當場補充或開會前始行提供。
在董事會溝通方面,董事會以會前會形式討論部分,57.4%獨立董事表示會以會前會之形式先交換意見,而在此57.4%中有四成表示董事會經常以會前會之型態先行交換意見,大多數60.1%僅偶爾以會前會之方式討論。此點表示受調查公司獨立董事的活動,並不僅侷限於董事會中,而逐漸有非正式會議的互動與積極意見形成。
就董事會會議進行中,是否有獨立法律顧問與公司內部律師參與的問題,20.1%獨立董事表示董事會中僅有外部法律顧問參與,8.7%表示僅有內部律師參與,9.9%表示兩者均有;61.3%獨立董事表示目前董事會沒有外部法律顧問或者內部律師參與。在有法律顧問參與之公司中,58.1%獨立董事表示法律顧問參與次數在三分之一以下、18.9%表示參與次數在三分之一至三分之二間、其餘23.0%表示參與次數在三分之二以上。此調查結果顯示四成之公司在會中有內部或外部之法律顧問,協助就董事會的運行或業務決定進行法律建議。此點結果反應出我國董事會與獨立董事開始對於外部或獨立的監督權,能有從法律觀點出發更主動自發的理解及實踐。
在董事會議案調查中,11%獨立董事表示董事會曾出現與經營階層不同之投票決定,而其中出現不同投票決定之次數絕大部份僅有一至三次;在董事會議紀錄方面,73.7%獨立董事認為台灣董事會記錄過於簡略。
在董事會董事缺席調查方面,14.6%獨立董事認為常有董事缺席之情況、85.4%表示董事會並不常有董事缺席,而在缺席時處理方式調查上,72.9%獨立董事表示為應鼓勵其他董事代理,6.8%認為應鼓勵第三人代理,20.3%認為應禁止代理;而在遠距視訊參加董事會方面,36.4%獨立董事表示曾使用過遠距視訊參加董事會議,而63.6%獨立董事認為若遠距視訊普及之情況下,法律可以取消董事代理制度。
就此部分整體而言,特別是根據法律顧問於董事會參與情形之調查,可以理解為整體獨立董事制度在具體實踐的有機發展與深耕。但是以董事會會議紀錄調查來看,受訪獨立董事表示完整性仍有改善空間,佐以遠距出席與代理問題衍生的不一致,建議可列為未來主管機關持續納入改善的項目。
3.獨立性
關於獨立董事之獨立性之要求,62.9%之獨立董事認為現行法對獨立性之要求過於嚴格。在如何確保獨立董事獨立性之開放問題中,共得到73份回應,回應大致可分為四種,第一、獨立董事不可持股;第二、確保獨立董事與經營階層大股東並無關係;第三、薪酬及任期之保障;第四、認為獨立董事之獨立性無法透過規範方式進行確保。問卷調查中特別以開放式問題邀請受訪獨立董事對「獨立性」之看法,有趣的是,一部分的董事明確指出「絕對的獨立性」是不可能存在的,同時也認為過度強調獨立性,也相當程度妨礙獨立董事以專業觀點對公司提出建議與協助的實質功能。
4.開放問題:整體評價、續任、責任制度等
問卷以開放問題之方式詢問受訪董事對我國目前之獨立董事制度之整體看法。此部分共得到71份回覆,回答之分布較為分散,較多見者大致可分為四種,第一、認為目前獨立董事之責任過重;第二、認為獨立董事職權不足;第三、認為獨立董事獨立性不足;第四、認為獨立董事不了解公司內部。
在獨立董事續任程序開放問題中,共得到125份回應,9份表示獨立董事之續任由大股東決定、16份表示由董事會決定、32份表示由股東會決定,其餘的包括公司剛設立,尚未有續任,或相對分散的答案。
獨立董事職權與法律責任方面,66.1%之受訪獨立董事認為僅以民事責任處罰為合理,26.5%認為責任應民刑事責任兼具,7.4%認為應以刑事為重心;在責任標準上,90.2%受訪董事認為考量商業的不確定性與公司階層分層管理,只處罰董事本身的故意及重大過失為基準,而不處罰一般過失或疏失行為;在董事負責程度方面,56.9%受訪者認為董事應個別負責、43.1%認為應全體董事負連帶責任;而在責任標準方面,47.8%受訪董事認為獨立董事與一般董事應有相同責任標準、39.6%認為獨立董事應有較輕之責任標準、12.6%認為獨立董事應有較重之責任標準;在責任上限方面,89%受訪董事表示應以立法規定獨立董事民事責任之上限。
在獨立董事占全體董事比例之調查中,百分之四十九認為應持續增加獨立董事之比例,百分之五十一認為不應繼續增加獨立董事比例。
又認為應持續增加獨立董事比例之受訪者中,百分之六十二認為應透過主管機關及民間團體以非強制之方法推動,百分之三十八認為應以法律強制推動。
在董事會監督功能調查方面,受訪董事認為最有效落實董事會實質監督功能之方法前五名中回應數由高至低依序為:加強內部控制制度之建置(67%)、強制或鼓勵多設置獨立董事(50.1%)、強化內部稽核之教育訓練(48.3%)、強制或鼓勵設置審計委員會(47.6%)及強化會計師之獨立性(47.3%)。
三、觀察與未來展望
1.長期研究的必需性
從本研究的觀點,法學做為社會科學一環,須不斷以實證資料進行觀察與核對,以確實解決制度運作上實際所產生之問題。相同邏輯自也適用於公司法或公司治理的機構設計。因而從作者的觀點,整體研究取徑在於透過不斷的實地觀察與檢討修正,以形成符合本地運作的規範與最佳建議。
台灣以規範形式引進獨立董事制度,已陸續運作十五年以上,從新上市櫃公司要求設置獨立董事開始,逐步擴張至其餘上市、上櫃及興櫃公司 ,並在2018年新版公司治理藍圖中,標舉在未來全面要求公司設置審計委員會之目標。此一漸進實施(incrementalism)的規範風格,是否或多大程度發揮了當初設計的目標,也必須透過獨立董事實際運作狀況的調查,方能一窺全貌。本年度中華公司治理協會以自有經費之方式,透過詳細問卷設計與發放程序,調查目前台灣獨立董事之實施情形,即是本於此一目標下所為的努力。藉由此,我們試圖勾勒出公司內實際運作之情形,包括公司董事會運作、獨立董事執行職務內容、獨立董事選任以至獨立董事本身對此一制度的看法與建議等。從研究的觀點,此類實證調查研究的長期持續,不僅為我國未來獨立董事制度進一步發展所需,同時如能伴隨未來更深入及細緻之問題與分析,應可對於我國在推行與強化獨立董事及其他公司治理制度上的努力,有重要的輔助效果。
2.實體問題的觀察
以下是本研究認為透過問卷分析得出的幾個重要觀察。首先,整體面向上,藉由「2018我國獨立董事運作狀況調查」問卷結果之分析,受訪董事之回應中顯示獨立董事制度在公司間產生不同的運作結果,從董事會前會前會、至董事會中法律顧問參與等,顯示獨立董事之功能已逐漸發展與深化,而開始出現自覺性的衍生發展。換言之,亦可見此一制度在法規範的面向之外,也逐漸進入了行為面向模式探索,而開始有各公司或各業別自我發展傾向。規範上,此一發展趨勢,不只顯示不同公司在適應獨立董事制度上產生差別,因而對於規範之需要亦不相同。換言之,此一趨勢隱含了未來規範分眾適用之可能性:下一階段的公司治理發展,應會出現區分運作狀況之分眾模式,主管機關宜針對此一方向提前規劃因應,以利對應公司治理在多元化發展後的新風貌。同時更加重要的,法院也應考慮此區分適用趨勢,提前因應發展出不同的法律標準,以為將來責任審查所需。
其次就實體問題上,特別值得注意的是調查結果中有四成受訪獨立董事表示在董事會上已有法律專業顧問之出現,無論是內部律師或外部法律顧問,顯示董事已注意到法律責任相關之問題。此一演變,預料接下來的數年,搭配獨立董事審查意識的抬頭與法律責任追訴情況的增加,將會繼續成為我國公司治理中發展的重要面向。
3.未來展望
然而此次的調查,對於國際相對接受較廣的幾組公司治理議題,仍不及有更多的處理,應可為後續研究長期觀察所用。首先例如董事與CEO間是否有劃分之必要,一直為比較公司治理相當重要的問題。 然而台灣因許多公司為家族企業,公司大股東持股比例較高,而CEO同時兼任董事長之情形與利弊分析,確有進一步調查與討論的必要。而相關問題,涉及董事會是否能充分發揮監督之功能與可能之內部衝突等關鍵問題,進而影響經營監督分離的進一步發展與調適,實為未來進一步針對董事會監督功能之研究調查重要子題。
其次,在獨立董事性別調查中,女性獨立董事僅占全體受訪者百分之十三之比例,女性參與比例較一般想像低,性別平等可為獨立董事制度未來持續觀察之議題。
最後在董事會監督功能之強化與委員會功能上,隨著審計委員會逐步之設立,公司將有更多之職權交由獨立董事執行,獨立董事本身之獨立性亦可經由更多之權力,強化其監督之效果。而搭配獨立董事之委員會制度,除審計委員會外,在功能性委員會調查中,目前僅有百分之三點五設有提名委員、百分之八點五之將在三年內設立提名委員會,整體比例相對較低。將董事提名之權力由獨立董事所組成之提名委員會執行,可確保董事選任之名單由較獨立客觀之獨立董事確認,最後使整體董事會可較為獨立運作,而有避免股東之影響等正面效應。但相對的,股東介入董事會之程度將會隨之下降。以目前台灣公司股東持股狀況而言,股東較高之持股比例表示著對董事選任有較高之影響,因此在推動提名委員會之過程亦需平衡股東接受之程度等對抗因素。
總體而言,繼薪酬委員會與審計委員會後,提名委員會之設置將為未來強化公司治理之目標。隨著不斷將職權交由獨立董事組成之委員會執行,獨立董事之專業與監督功能將不斷提升,此問題或將成為下階段熱烈討論之議題,而對增進台灣公司治理之發展,有著關鍵性的影響。
4.結語
由中華民國公司治理協會的「2018我國獨立董事運作狀況調查」,提供了目前台灣獨立董事制度運作上,相當難得而豐富的實證之資料。透過回應之分析,可清楚認為獨立董事已在台灣逐漸以穩健方式持續發展中,隨著未來制度不斷的推動,功能性委員會之設置與相關配套措施之後續施行,也可仰賴實證調查,作為其繼續推動之依據,使獨立董事制度更符合實際運作之需要。因此預計未來實證之調查如能繼續進行,應可提供長期穩定的觀察數據,就長遠而言,應可為我國整體公司治理與獨立董事制度之發展,提供重要而不可或缺的協助。
本文刊登於10月份台灣證券交易所發行之<證券服務雙月刊>