【作者】    Natalie Bannerman
【資料來源】    governance intelligence
【發佈日期】    2026年 6月 25日
【介紹者】    閻書孝研究員
【審訂者】    邱明志委員
【簡介】    

研究顯示，董事們面對冗長的文件和日益上升的資訊需求深感吃力，治理團隊正在重新思考董事會相關資料的數量。

研究顯示，董事會成員在會議前收到數百頁的資料，但許多人仍說這些資料篇幅過長、細節太多並且對於策略不夠聚焦。

根據公司治理協會(Society for Corporate Governance)與董事會情報(Board Intelligence)的最新報告《董事會與委員會會議資料：見解、實務及實務指引》(Board and Committee Meeting Materials: Insights, Practices, and Practical Guidance)，過去兩年有50％的組織從董事那裡得知會議資料過於冗長，43％說董事認為資料太瑣碎以及29％說他們有接到更重視策略的要求。

研究發現突顯董事會日益升高的挑戰。外界期待董事監督更複雜的問題，範圍從技術與風險到資本配置與遵循。與此同時，交給他們的資訊量仍持續在增加。

一如公司治理協會總裁兼執行長Paul Washington指出，董事被要求吸收的資訊比過去任何時候都多，隨後要對廣泛主題做出關鍵決策並提供監督。

該報告有一個主題持續出現：有效的董事會會議有賴於董事們在入場前早有嚴謹的準備。研究者發現，62％的組織至少在兩年以前就提早安排定期召開的董事會時程，而22％則至少在三年以前就安排好。再者，89％的治理部門會準備年度董事會行事曆或工作計畫，以確定每次會議的主要議程項目。

此規劃紀律延伸至議程的研擬。超過一半的組織在會前至少四週便設定會議議程，30％則在會前六週或更早就這麼做。公司秘書在此過程中扮演核心角色，為59％的組織籌備董事會議程。

該報告也主張公司秘書的角色已大幅演變。他們不再只是擔任行政事務的處理者，而是逐漸成為資訊收集、篩選與整合的「統籌者」（curator）負責減少不必要的資訊量，提升清晰度，以及確保董事聚焦於最重要的議題。

Washington強調此職位的重要性，他寫說公司秘書是「統籌者、討論推動者以及受信任顧問，他們讓董事整備好在適宜時間、以恰當形式取得正確資訊。」

該報告指出，董事在短時間內收到300到超過500頁的董事會和委員會的會議資料。治理團隊回應的方式包括鼓勵提供執行摘要、限制簡報篇幅、減少附錄並且將參考資料轉移至董事會入口網站，而非將之納入會議手冊。

技術也在協助簡化這項流程。幾乎所有受訪組織(97%)現在都使用董事會入口網站或其他線上平台發送會議資料。超過三分之一使用自動化技術來優化資料蒐集與分發。與此同時，安全仍然是優先考量，組織倚靠受限制的管道控制、密碼保護以及安全平台，確保敏感資訊的安全。

然而，AI使用還在初步階段。目前只有10％組織使用AI工具來準備、彙編或發送董事會資料或記錄會議內容。儘管46％正在探索或測試AI的解決方案，由於顧慮保密性、正確性及治理問題，採用這些技術仍然相當謹慎。

或許最值得注意的一點，報告顯示董事會效能與回饋意見的連結性越來越高。雖然有88%的組織在年度董事會評估期間徵詢董事關於會議資料的問題，惟僅11％在評估週期之外建立正式回饋流程。更頻繁地蒐集回饋意見的治理專家，經常更適合來優化這些資料並改善董事會討論品質。

對於想要提升董事會效能的公司來說，要點很清楚：成功較少在於產生更多資訊，更多是提供更好的資訊。一如Washington所言：「有效的董事會會議很少是偶然；而是深思熟慮的規劃、嚴謹自律的準備和緊密合作的產物。」

【網址連結】
https://www.governance-intelligence.com/boardroom/directors-are-drowning-board-papers-governance-teams-are-fighting-back-study-shows