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澳大利亞：公司在其吹哨人政策內應該要包含什麼？

【作者】    Stephen Millington
【資料來源】    Mondaq
【發佈日期】    2019年 7月 5日
【介紹者】    閻書孝資深研究員
【審訂者】    何佩諸委員
【簡介】

負責公司福利、文化及財務治理或有員工直接向其報告的高階經理人，很可能在未來某個時間點，必須要處理到吹哨人申訴事宜。

申訴可能是一起單純的詐欺舞弊、侵占挪用或行為的抱怨，可以迅速地予以處理，或者有可能是一個複雜的議題而揭發了組織內系統性的問題，那就需要更長期、徹底的調查來改正。

在任何情況下都應該要遵循一套明確的步驟(，如此不管是一樁獨特的詐欺案或是深藏在組織內的系統問題，才能處理得讓受害或來申訴的對象滿意，以確保公司能持續經營。

從7月1日起，澳洲公司有義務保護員工吹哨者，並到2019年底前，要擬定一份符合規定且整體性的吹哨人政策。

未遵循者將被視為是刑事罪犯，而且對公布吹哨人身份、或霸凌他們的民事與刑事處罰都很重。此外，若吹哨人受害，可以控告其雇主求償。這些新法案應該足以能迫使澳洲公司擬定一份嚴謹的吹哨人行動計畫。

然而，在新法律架構下，也不能毫無理由地亂吹哨。如果遵循以下的步驟，可以讓自身和公司在吹哨人申訴的法律義務上都穩穩地站得住腳。

1.盡量從吹哨人取得所有資訊

通常不太可能控制吹哨人使用的溝通模式，因此，如果有接到申訴，要確定盡可能立即取得詳細的資訊。當然，不可能從一封電郵申訴就擷取到額外的資訊，但是如果你可與吹哨人保持聯絡，就可以就其陳述盡可能地查證更多的細節，比如誰涉案、事件的日期，以及任何匿名吹哨人的需求。

2.對吹哨人建立溝通管道

當蒐集處理申訴所需的資訊時，最重要的是需要確保吹哨人感覺到他們的擔憂有被注意到。一個吹哨人感覺有被聆聽到時，也比較不會想把他們的擔憂公開，並且讓原本可以內部處理的問題鬧大。

當然，吹哨人也許希望保持匿名，因此，重要的是要思考如何建立一個公開溝通的管道，比如在草擬吹哨人政策時，設有匿名的電郵帳戶。

3.處理申訴的初步評估

為了完成這個初步評估，需要有一個適當團隊給予資源協助。大多數公司都缺乏必要的內部資源，因此可能會考慮尋求外部協助，將申訴分類並迅速決定申述的主要內容是什麼。

另外也很重要的是，要考慮與其申訴有關的各方對象，並確保在調查團隊裡沒有利益衝突。確保要有一個關於報告線，以及報告程序修正調整的協議，讓與某位員工有關的申訴通常能依據陳述來配案處理。這將能確保報告團隊都是完全獨立的。

4. 設計一個清楚的調查程序

不只應該要對調查團隊建立一個報告線，也應該盡全力確保對吹哨人以及那些在調查過程中受訪者的保護。

要確保申訴的內容及每個人的姓名能受到完全的保密，但最重要的是，對於申訴相關的對話及互動，要作詳盡的紀錄和筆記。

如果申訴涉及犯罪或內部調查者時，這會派得上用場。

5. 確保客觀性

一個貫穿前述所有步驟的明確脈絡，就是客觀的重要性。一旦得知了吹哨人的申訴，就應該避免選邊站、擔任法官或陪審團，或者是基於個人意見做假設，甚或是對吹哨人表達你的個人想法。

根據作者與公司一起面對吹哨人申訴的多年經驗，能長期成功經營的組織，都是能冷靜面對申訴，並遵循嚴謹而透明的程序。

當然，新吹哨人法案其中一項明顯的好處(不管你是否同意其中的特殊要求)，就是能強迫澳洲公司在處理任何內部問題或詐欺舞弊案時，要為那些可能損害公司名譽和業務的申訴作好準備。

【網址連結】
http://www.mondaq.com/australia/x/822644/Corporate+Commercial+Law/What+should+employers+include+in+their+whistleblowing+policy

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