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下次的董事會，你做好準備了嗎？

【作者】    Stuart R. Levine
【資料來源】    Forbes
【發佈日期】    2016年 8月 28日
【介紹者】    閻書孝研究員
【簡介】

根據2015-2016 NACD Public Company Survey報告，美國董事平均一年花248個小時在董事會相關事務上，相當於董事在一年裡有一整個月的時間，都貢獻給董事會。當然，身兼委員會的召集人，要花更多時間才能做好，而這個趨勢從2007年以來還持續成長中，其中，策略一直都是董事會最重要的議題。

外界一直呼籲董事要參與策略創造及監督的工作。要扮演好這個角色，那就需要董事更加投入、更積極地參與董事會，這就不只是一年舉辦一次策略會議而已，還要定期關注策略發展議題，以確認新的機會及風險。

另一個層面來說，根據Commonsense Corporate Governance Principles，美國有五千家公開發行公司，創造了私部門三分之一就業機會。在這些公開發行公司員工（也包括其他股東）的家計，都依賴著公開發行公司的董事，而董事們唯有充分準備董事會的工作，才能達到這個目的。

參加一個由9位左右成員的董事會，並且針對一個議題嚴肅地討論，是一個非常一親近(intimate)的合作經驗，這需要在一個開放而不受到威脅的環境下相互信任並共享理念。在作者的長年的經驗來看，與會者參與策略與營運討論上是否準備充分，其實很容易觀察得出來。

執行長在董事會召開前有效準備，對董事會成員及股東負有很大的責任。一個有效能的執行長，若想與董事會維持開放而信任關係，一般來說會擬定規範，要求在會議五日前寄送資料。這會為董事提供適當的時間消化資料，並在會前先做討論。對執行長而言最佳實務是，在董事會前，能與個別董事會談三十分鐘。這就是為豐富的董事會討論提供「很好的基礎」。

作者認為，會前討論不應該被視為是單調乏味，因為這個互動是讓執行長有機會與董事會成員確認共識，而且最重要的是，不會令彼此意外。大多數的執行長可能都沒做這件事，但這是最建議做的最佳實務。

此外，每個委員會的召集人，要確保委員會具有效能，並以最有意義方式運作。一般來說，委員會的議程是很緊湊的，而且從議程裡可以看出財務可信度、治理完整度以及薪酬議題，因此，召集人的責任就是，要能有效整合委員會的成員。身為一個審計委員會召集人，最重要的就是瞭解你的責任是與會計師與公司稽核部門互動。但這需要直接的溝通，因此不是一件輕鬆的差事。例如擔任薪酬委員會的召集人，需要與內部薪酬領導人及獨立薪酬顧問互動，而這需要時間，並且也需要承諾來擔任好這個角色。

作者建議，在下次身為董事參加一個董事會，甚至只是參加組織高層會議，記得，沒準備好就有名譽上的風險。董事對工作的承諾，將會是其他董事會或日後職涯會參考的重要因素。董事會與組織，都在找願意服務、貢獻股東或成員價值的人，具備這個條件，對擔任董事而言是十分重要的。

75％的董事會在選任董事時時，是透過個人介紹而來的，如果是他們能信任、尊敬以及知道對方有意願奉獻，就是董事候選人的適當人選，因此，準備董事會工作及進行策略思考（不只是閱讀董事會資料並出席會議而已），就是董事的基本責任，而參與策略討論，就是服務董事會的明確內容。

作者最後指出，董事最基本的責任就是準備好董事會的工作，而不是只有出席。董事會的準備，需要承諾貢獻智慧、時間，並且持續學習。

【網址連結】
http://www.forbes.com/sites/forbesinsights/2016/08/28/are-you-prepared-for-your-next-board-meeting/#2c9ebfad1d40

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