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【美國】在新冠病毒時期的線上董事會與緩解風險

【作者】    Anthony J. O'Malley、J. Bret Treier、Jacob D. Mahle與Angelyne Lisinski
【資料來源】    Lexology
【發佈日期】    2020年 4月 20日
【介紹者】    閻書孝資深研究員
【審訂者】    邱明志委員
【簡介】

說明了如何舉辦混合型股東會或只召開線上股東會後，在新冠病毒爆發時期，公司董事會現在必須考慮線上董事會，並且在出席這種會議時，決定如何降低額外的法律風險。

身處新冠病毒的世界，提醒我們考量有關線上董事會三個主要問題：(1)容許這樣做嗎；(2)怎麼管理最好；以及(3)如何降低它們引起的額外風險。

(1)線上董事會可能會被允許，但是要再次確認…
公司設立地區的州法。只要董事會成員能夠聽到彼此意見，而且章程文件沒有限制這種形式，美國多數的州允許召開線上董事會。相關的範例可參考德拉瓦州公司法第141節(i)款。

文件治理，包括公司章程、細則以及其他治理文件。為了消除所有允許線上會議的疑慮，若公司治理文件對此事避談或模糊，董事會就應該考慮明確授權召開線上會議。

(2)線上董事會可以非常務實，但是要確定….
選擇適當的會議平台。很多平台協助召開線上會議(雖然很多平台能在年度會議熱門期間提供服務)。公司應該注意安全、可靠與可使用性。專家建議使用企業級的軟體，勝於消費者等級，因為具備更完整的功能集，而且文件分發及保留也受到管控。

提供訓練。公司（運用其資訊科技團隊或軟體供應商）應就安全與其他主要特性，對董事會成員提供進階訓練。此外，在會議召開同時，資訊科技專家應該在旁邊作好準備。當線上會議進行中，可能發生難以駕馭的技術問題。

為技術問題中斷會議做好準備。若技術因故中斷，要有備援計畫，諸如必要時轉換至不同平台或改用電話，或者改期至候補的日期或時間。

(3)線上董事會確實出現風險，但是風險可以降低….
保密。為了履行忠實義務(也許是注意義務)董事必須保密。一如德拉瓦州衡平法院(Delaware Court of Chancery)在迪士尼(Disney v. The Walt Disney Company)案的見解：「公司董事會的初步審議一般不對外公開，維持私密性應該是合理的期待。」鑒於董事會經常考慮與處理大量非公開、重要的資訊，因此這個要求，對於因線上會議而與電子資訊共事的董事而言，是更大的挑戰。

確保董事有所準備且投入。注意義務要求董事具備充足的資訊，花適當的時間及注意來檢視相關議題，也就是要投入且審慎。這些義務在線上會議時可能較為困難。電子媒體會留下不可抹滅的痕跡，透露出董事勤不勤勉。若董事會成員邊開會邊做其他事—比如發簡訊、收發Email或瀏覽網頁—也許隨後就被質疑注意力不足。董事必須非常留意這些風險，並且完全投入。

消除自媒體溝通(side-bar communication)。
董事可以讓自己與公司廣泛發表，藉由使用自媒體(比如簡訊、即時訊息或電郵)來彼此討論公司重大議題。在KT4 Partners v. Palantir Tech. Inc. 一樁帳簿與記錄的訴訟，德拉瓦州最高法院命令調查公開發行公司董事及經理人的個人電郵及簡訊。同樣的風險也在普通訴訟出現。為了降低這種風險，公司應該：(i)確保董事與經理人在溝通公司事務時，只用公司溝通的平台，(ii)維護公司政策，確保不會在私人平台處理公司業務， (iii)對線上會議而言，關閉即時訊息與類似的會議平台，(iv)強調董事與經理人在開會時，必須將個人裝置放到一旁。

確保前後一致的資料保密。如果會議前將資料以實體方式寄送給與會者的話，包括附回信信封，讓他們可以寄回資料，降低機密資料揭露的風險。如果資料以電子方式送出，要運用具備控制紀錄保留政策的媒介(比如透過企業級平台送出資料，以及和資訊科技人員合作以確保能遵循公司紀錄保留程序)。如果不鼓勵在實體會議上手寫筆記或會後蒐集的話，就為線上會議建立一個系統來作業。

降低安全風險，包括透過使用線上休息室、退出功能以及設定密碼。選擇一個有強化安全措施的平台，並訓練主辦者使用，包括如何(i)讓參與者在線上「等候室」，直到主辦者允許他們加入會議；(ii)運用退出功能，將未被授權的參與者除名；以及(iii)使用密碼機制，限制人員進入會議。諸如此類的安全措施可協助降低俗稱「亂入之炸彈客」(zoom bombing)及其他未被授權卻試圖加入秘密會議者的風險，有助於確保機密性。也要考慮某些平台的安全措施，讓主辦者能關閉即時訊息，協助消除自媒體溝通的問題。

更新行為守則或道德政策。公司政策應該禁止在使用個人裝置或媒體來溝通公司重大議題。鑒於這是虛擬董事會的新時代，董事會應檢討及更新讓這些政策適合時代。

後記
遵循公平揭露規範(Regulation FD)還是最根本的。美國證管會特別提醒公司，要確保他們廣泛地傳播和新冠病毒相關的重大資訊，並避免選擇性的揭露。隨事件快速發展，重大議題可能會在未來的董事會及管理會議上討論，粗心的資深主管，可能會不經意地只向主要部分成員選擇性揭露重大資訊，而違反了公平揭露規範。

【網址連結】
https://www.lexology.com/library/detail.aspx?g=5c545bbb-cb3f-4a2f-a6e5-9f68fcc6f540

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