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澳洲：疫情期間為何防禦新冠病毒不會對企業違規輕放

【作者】    Abigail Gill 與 Kate Gill-Herdman
【資料來源】    Mondaq
【發佈日期】    2020年 5月 7日
【介紹者】    閻書孝資深研究員
【審訂者】    邱明志委員
【簡介】   

最近幾週，澳洲企業發現自己身處於未知領域—邊境關閉、強制隔離、社交距離措施以及大量員工在家工作。新冠病毒迫使組織改變工作方式，讓它們陷入明顯財務壓力。危機管理是當前王道。

對某些人而言，新冠病毒帶來新產品發展的機會，比如對病毒的新疫苗與治療方式。然而，對大多數人而言，現在的限制反而是意味縮減成本與限制發展新業務的機會—在壓力之下先求生存。公司如何回應壓力來達到短期目標，以及在度過危機、進入穩定與恢復期時如何彌補損失，都不可避免地改變組織非財務風險的樣貌。

是否一份事業試圖生存或競相滿足對新產品需求、抄捷徑或扭曲規範，這樣做似乎很有吸引力。但是規範消費者保護、安全及環境保護，還有禁止非法的商業或貿易行為等法律義務，是不會因企業面臨極端營運困難就停止適用。

社交距離措施，特別是員工隔離工作，無可避免對培養遵循文化帶來挑戰，以及對現行(疫情前的)內部控制施加壓力。

儘管面對挑戰、現在的決策與行動直到未來的影響，將會受到利害關係人的仔細審視，諸如投資人、監理機關和消費者。事後評估效應時，仰賴「防禦新冠病毒」為由，來合理化行為沒有達到監理要求及社群期待，不可避免地會對組織帶來實質性財務、法律和商譽的後果。ASIC(澳洲證券投資委員會)的公司治理任務小組報告(Corporate Governance Taskforce Report)明確表達，期待澳洲公司檢視營運、遵循與行為（非財務面）風險。

當ASIC的監理焦點暫時轉移到新冠病毒疫情引起的挑戰，它還是會優先重視以下事件的重大風險，傷害消費者、嚴重違法、市場誠信風險，以及有時效性(time-critical)的事件。很明顯的，企業必須持續關注各領域的非財務風險，包括人力資本、職業健康安全、產品、治理與供應鏈，而且在新的營運環境下，須因應風險樣貌改變來調整其風險管理。

以下建議行動可協助組織避免未來問題：

  1. 確認是否為因應危機，改變了策略目標。如果是，則在以下主要領域的企業風險胃納改變了，或者受到負面影響？比如信用風險、員工安全或供應商。組織應該重作風險評估，辨認已改變的風險或新的營運、遵循與行為風險，管理階層必須在其營運中給予清楚規範。
  2. 確保資深經理人在回應劇烈的短期業務壓力訊息上，也能強調企業價值及行為守則（比如不該為短期獲利而犧牲這些價值）以確保組織的名譽、產品品質及安全、保護員工和供應鏈上的工作者及消費者。換言之，確保訊息並非不經意鼓勵或寬容錯誤行為。
  3. 傳遞零容忍訊息以強調禁止非法或風險行為，或者該行為抵觸企業價值及行為守則。
  4. 透過明訂目標及定期向員工團體溝通來強化重大遵循政策，尤其是那些可能讓組織暴露於更多遵循或行為風險的員工，比如銷售或業務發展團隊。
  5. 考慮修訂關於核銷支出或核准交易的內部政策，及使用某些第三方來降低核准門檻，或重新檢視如何確認讓組織暴露於貪污風險與現代奴隸風險(modern slavery risk)的活動或地點。
  6. 遵循是組織韌性的關鍵，強有力的遵循文化最終會確保組織的長期生存。當行為和遵循風險升高時，正適合關注內部吹哨人機制，以及不當行為報告和調查結果的精密趨勢分析。
  7. 當組織從危機管理轉向到穩定化時，就要開始確定哪些會是營運環境中更長期的改變。供需型態的改變可能增加現有風險或產生新的風險。投資人特別想看企業如何辨識並緩解風險，善用機會來維護價值。

用一個主動而透明的方法向利害關係人溝通這些策略，包括投資人、監理機關、消費者與供應商，必然會建立信任。

【網址連結】
https://www.mondaq.com/australia/operational-impacts-and-strategy/929712/why-a-covid-19-defence-will-not-cut-it-for-businesses-breaking-rules-during-the-pandemic
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