【作者】Raymond Wong , Julia Gorham , Sherman Chan與Aimee Hinksman
【資料來源】mondaq
【發佈日期】2021年 6月 22日
【介紹者】閻書孝研究員
【審訂者】何佩諸委員
【簡介】
2021年4月16日，香港交易所(Hong Kong Stock Exchange，HKSE)對升級公司治理守則及修訂上市規則，對外發佈了諮詢文件。在該文件裡其中一個關鍵建議，就是要將上市公司的吹哨及反貪政策之建立，納為一項守則實務。
雖然現在尚未建立吹哨政策與程序的上市公司，可能在未來要實施吹哨相關的措施時會被關切，但不需恐懼。吹哨與反貪政策是健全公司文化中一項重要要素，有助於公司強調他們對道德與誠信之承諾，同時透過給予利害關係人提出問題和擔憂而不必擔心報復之信心，在組織內建立起信任。由於組織內的舞弊和不誠信行為是難以從外偵測的，因此升級內部文化和清楚的舉報是很重要的，而且應該被鼓勵。
以國際標準來建立架構
吹哨政策與制度在美國大公司是很常見的，在歐洲、中東與非洲區(EMEA)及紐澳區(ANZ)很多公司也是，而全球性的組織對這些既有的舉報法規已相當熟悉，這些法規影響很深遠而且常是跨越地域的。
儘管侷限於港交所守則與上市規則之範圍內，香港新的守則實務將要求組織去瞭解的，不僅是在香港執行這些政策的機制與影響，還要確保如何在全球性的層次上，與現有的集團政策及程序相結合。
何為吹哨政策？
吹哨政策提供了個人舉報所擔憂的事宜及不法行為的工具。此政策不會很複雜（也不應該複雜）而阻礙了個人提出這類的舉報。本質上，設計良好的吹哨政策應該訂出個人如何在組織內部舉報的程序（包括清楚辨識出可向誰舉報此擔憂事宜），並含括調查揭露之程序。
縱使當地法律允許，但很多大公司並沒有將在該政策下可揭露的類型定義的太窄化。若在揭露上加以限制，反而會抑制了此政策要推動改變及達成開放性和當責性的效果—這些才是吹哨制度最終的核心目標。然而，政策常會排除攸關個別員工的抱怨與個人層次的人資問題。這類問題經常會經由另外的政策與程序來處理（諸如申訴程序或霸凌及騷擾政策）。
應由誰執行政策？
吹哨政策經常是更廣層次治理文件的一部份，諸如行為守則(Code of Conduct)、道德與遵循政策(Ethics and Compliance Policy)或員工手冊(Employee Handbook)。吹哨政策訂在何處不是重點，重點是政策是否如實貫徹，並確保組織從一開始就做出承諾，使在該政策下被提出的問題，能以組織對所有結果負責任的方式而被完整考量。
港交所正在考慮將這些新的吹哨要求的監督放在公司審計委員會的職權內，或者也可能由董事會自己來執行。不論何種狀況，組織都應該建立一個內部小組與程序來接收吹哨舉報、進行調查以及決定所有被要求的處理結果。已執行此政策的跨國公司，傾向依此目的組成跨功能小組，其參與成員的領域可來自於審計、風險、法務與遵循、人力資源與員工關係。
如何吹哨？
如何接收舉報，並沒有一定的方法，公司一般可自行建立他們的措施。在某些國家，這些可透過熱線電話或網路/電子信箱系統，這些方式可從公司內部、或公司委外第三方依此目的來監督。舉報的內容可包含環境問題、舞弊與貪污、侵害健康與安全等，這些問題應該予以正確分類以便進一步的檢視與行動。
某些國家不允許匿名舉報，因此若要考量國外要求時，重要的是聽取建議。要是有人匿名舉報，雖然全面調查的範圍或許比較受限，但組織仍應該檢視其舉報，並要求舉報者盡可能說明或提供後續追蹤。在提議的新守則實務(D.2.6)裡，港交所建議上市公司應該建立吹哨政策與系統，讓員工以及與公司往來者(如客戶與供應商)可在具信心與匿名下，向審計委員會(或任何指定的委員會，只要該委員會大多數由獨立非執行董事組成)舉報有關上市公司可能的不當行為。
上市公司以外會實施何種程序？
在上市公司以外，香港的僱傭法並未要求企業要實施吹哨政策，而且一般對吹哨人也沒有實施全面性的保護(雖然香港有各種零碎的法律條文，可在特定環境下運用，諸如洗錢或防範賄賂)。
除了觸及特定條文的狀況以外，對於因吹哨政策而被牽連或衝擊的員工，都應該按僱傭條例(Employment Ordinance)考量其衝擊，並考慮到公平與自然正義的普通法原則。
香港公司應該參考其他國家發展出的良好實務作為指引。在聘僱條件中最重要的一個基礎就是，員工按吹哨政策舉報是出自於善意，或正當參與吹哨程序的人不應受到懲罰。然而，這不擴及到惡意行為的人身上，而且那些故意提出無根據問題的員工，或許會受到紀律處分。
港交所期待的進一步指引
我們可從這次的諮詢文件中看到，港交所接受了吹哨制度可為良好公司治理帶來的價值、角色與功能。雖然我們正在等待港交所就擬定吹哨架構的要求，提出進一步的指引，但是香港發行公司應該做好準備，檢視現行集團內運作的舉報機制、檢視過去建議優先補強的所有領域相關的舉報與申訴、瞭解執行吹哨政策時所依循的概念與最佳實務，並且辨認出關鍵利害關係人—一旦政策實施後，會由他們組成負責管理吹哨措施的跨部門小組。
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